Blog

Utilizarea Excel in Microsoft Office si OpenOffice

Utilizarea Excel in Microsoft Office si OpenOffice

         Acest articol reprezinta o introducere a programului tabelar in ambele softuri Microsoft Office si Open Office. Avand in vedere complexitatea acestuia, ecopertare.ro va ofera o prezentare generala plus cateva caracteristici esentiale necesare in utilizarea procesorului de tabele.

         Scopuri

         Aplicatiile Excel din suita Microsoft si Calc din Open Office sunt utilizate in:

  • contabilitate - caracteristicile de calcul ofera posibilitatea de a realiza fluxuri de numerar, declaratii de profit, pierderi, de venit, etc.;
  • facturi si vanzari - gestioneaza perfect datele privind facturile si vanzarile;
  • rapoarte;
  • planificare - se pot realiza planuri profesionale, se creeaza planuri de cercetare de marketing, etc.;
  • urmarire - se pot tine liste de inventar, cu evidenta echipamentelor, etc.

         In primul rand vom studia utilizarea programului in Microsoft. Echipa ecopertare.ro va sfatuieste sa invatati despre Excel incercand sa utilizati diversele caracteristici de care dispune acesta.

         Microsoft Excel

         In mediul Microsoft Windows, diferitele variante de Excel 5.0, 95, 97, 2003 sau 2007 reprezinta un procesor de tabele pentru structurarea, organizarea si prelucrarea datelor.

Registrul de lucru Excel este un fisier utilizat de catre aplicatia de calcul tabelar Microsoft Excel.

Deschiderea sesiunii de lucru implica operatia de lansare a ecranului printr-un registru numit Book 1 (figura de mai sus). Astfel, programul Excel permite sa creeze un registru. Registrele consta dintr-un numar de pagini individuale - sheets si fiecare contine un bloc de celule ordonate pe randuri si coloane.

         Clasificarea functiilor

         Functiile reprezinta formule complexe ce executa operatii cu o varietate de valori specificate. Ele permit introducerea de valori in celulele foii de calcul. Cu ajutorul lor putem efectua calcule matematice si logice, prelucrari de texte. Drept exemplu, ca sa adunam valorile celulelor A1, B1, C1 introducem functia =SUM(A1:C1) in loc de =A1, B1, C1.

Elementele din bara de formule si din bara de instrumente standard care se refera la functii sunt reprezentate alaturi.

         Sortarea datelor intr-un grafic din Excel

         Vom aborda acest subiect, deoarece consideram ca este una dintre cele mai folosite functii ale programului si o vom folosi mai departe in crearea unui grafic.

         Primul pas este realizarea unei foi de calcul, apoi selectarea datelor pe care doriti sa le sortati. Din bara de meniu Excel selectati optiunea Data, click pe Sort. In continuare apare o casuta de dialog prin care butoanele Ascending si Descending sorteaza coloana selectata de dumneavoastra. Se confirma prin OK.

         Crearea unui grafic in Excel

         Folosind acelasi tabel, de data aceasta fiind sortat deja, putem creea destul de usor un grafic. Selectati datele pe care vreti sa le contina graficul. Apoi din bara meniului Insert puteti alege tipul graficului pe care il veti insera cu datele tabelului dumneavoastra.

         Printr-un click va fi afisat graficul, iar daca doriti sa realizati modificari pe el faceti click dreapta pe acel grafic. Se va deschide un meniu din care alegeti sa faceti ce modificari doriti, de la schimbarea scrisului din titlu pana la etichetarea pe grafic si editarea legendei.

         Open Office Calc

         Open Office Calc lucreaza cu registre (spreadsheets) la fel ca si Excel. Celulele pastraza textul, numerele, formulele, ca elemente individuale. Pe baza lor se fac calculele si se determina ce se va afisa pe ecran. Datele se introduc in celule la fel ca in cealalta aplicatie de calcul tabelar, iar ca avantaj avem auto-completarea, numararea automata si altele. Sortarea este o ordonare a datelor dintr-un tabel fie in ordine alfabetica, numerica ori cronologica, ascendent sau descendent.

         Pentru a sorta datele dintr-un tabel, primul lucru care trebuie sa il faceti este selectarea tabelului apoi din meniul “Data” alegeti “Sort”. Ar trebui sa apara o fereastra nou deschisa in care va cere sa sortati in mai multe criterii, in functie de coloanele tabelului dumneavoastra; in dreapta, se afla tipul ordonarii: ascendenta sau descendenta. Optiunile pentru sortare se acceseaza din tab-ul “Options”. Se confirma cu un OK.

         Crearea unei diagrame in Calc

         Ca si in Excel, Open Office Calc ofera utilizatorului posibilitatea de a realiza diagrame la fel de simplu si intr-o maniera prietenoasa, astfel incat sa le puteti urmari si compara cu usurinta. Diagramele le putem defini ca fiind o reprezentare grafica a datelor dintr-un tabel. Asadar primul pas este selectarea totala a tabelului realizat inainte de dumneavoastra, din meniul “Insert” alegem “Chart” si se deschide o fereastra “AutoFormat Chart”.

Din aceasta fereastra se permite modificarea, stabilirea amplasarii diagramei, respectiv se pot bifa daca in selectarea datelor sursa s-au inclus celule cu text aplicativ, astfel incat ele sa fie tratate ca etichete. Prin selectarea butonului “Next” putem previzualiza diagrama; la final, aceste setari se confirma prin “OK”.

         Diferente intre Excel si Calc

         Fiind doua softuri diferite, bineinteles ca exista diferente, avantaje si dezavantaje intre aceste programe de calcul tabelar. De aceea, prin acest articol dorim sa evidentiem o parte din cele mai importante deosebiri.

In urmatorul tabel, rezumam unele diferente intre Calc si Excel:

         Diferente de terminologie:

Obiectiv Excel Calc
Celula individuala (A1) Celula Celula
Fisier intreg Registru de lucru Foaie de calcul
O foaie de tab-uri intr-un registru de lucru (Sheet 1) Foaie de lucru Foaie
Explicatii in celule ce apar atunci cand pozitionam mouse-ul deasupra celulei. Comentarii Note

         Diferente privind functiile

         Exista o deosebire importanta intre Excel si Calc cu privire la valorile furnizate unei functii (care se numesc argumente in Excel si parametri in Calc), faptul ca au separatoare diferite. Intr-o functie, Calc foloseste punct si virgula pentru a separa parametrii, iar Excel utilizeaza fie virgule, sau punct si virgula, in functie de sistem. Daca utilizati o virgula in loc de un punct si virgula, Calc va genera o eroare.

         Print-ul

         Excel si Calc au aproape aceleasi setari de imprimare, dar exista si unele diferente importante. In mod implicit, Excel printeaza doar foaia activa. Prin contrast, Calc va printa toate colile din foaia de calcul in mod implicit. Pentru a printa numai foile active, pentru programul Calc, intrati in “Tools” > “Options” > “OpenOffice.org Calc” > “Print”. Bifati casutele “Suppress output of empty pages” si “Print only selected sheets”. In final, pentru print accesati “File” > “Print”. Aveti fereastra “Options” pentru a schimba setarilor amintite mai sus. Celelalte setari sunt la fel ca si cele din Excel.

         Important!

         Echipa ecopertare.ro va recomanda, in cazul in care aveti in lucrarile de licenta sau disertatie, teze de doctorat, create in programele de calcule tabelare si doriti printare, transformati fisierul in .pdf pentru a nu exista erori in ceea ce priveste decalarea textului sau orice altfel de erori de paginatie!

Articole recomandate

Comentarii

0 comentarii

*
*
*
*